¶ Agiles Vorgehen
Agile Vorgehensweisen eignen sich insbesondere für Projekte, deren Anforderungen zu Beginn noch nicht vollständig bekannt sind oder sich im Projektverlauf verändern können. Anstatt das gesamte Projekt im Voraus detailliert zu planen, erfolgt die Umsetzung schrittweise in kurzen Iterationen. Dadurch können Ergebnisse frühzeitig bereitgestellt, regelmäßig überprüft und auf Basis des erhaltenen Feedbacks kontinuierlich weiterentwickelt werden.
Die Umsetzung erfolgt in der Regel mit etablierten Frameworks wie Scrum oder Kanban. Beide verfolgen das Ziel, den Arbeitsfortschritt transparent zu gestalten, die Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams zu fördern und flexibel auf neue Anforderungen reagieren zu können. Dabei übernehmen klar definierte Rollen Verantwortung für die fachliche Priorisierung, die Einhaltung des Vorgehensmodells sowie die operative Umsetzung der Arbeitspakete.
Für eine erfolgreiche Steuerung agiler Projekte sind eine kontinuierliche Priorisierung der Anforderungen, eine transparente Planung der Lieferergebnisse sowie regelmäßige Abstimmungen mit den Stakeholdern erforderlich. Der Projektfortschritt wird anhand geeigneter Kennzahlen überwacht und regelmäßig überprüft, um frühzeitig auf Risiken oder Zielabweichungen reagieren zu können.
Sind innerhalb eines Projekts sowohl stabile als auch dynamische Projektbestandteile vorhanden, empfiehlt sich ein hybrides Vorgehen. Dabei werden übergeordnete Planung, Budgetierung und Governance klassisch gesteuert, während die operative Umsetzung einzelner Arbeitspakete iterativ und agil erfolgt.
Unabhängig von der gewählten Vorgehensweise bleiben die grundlegenden Anforderungen des unternehmensweiten Projektmanagements verbindlich. Hierzu zählen insbesondere eine eindeutige Projektabgrenzung und Kontextanalyse, klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, ein strukturiertes Risiko- und Änderungsmanagement, eine nachvollziehbare Dokumentation sowie ein regelmäßiges Projekt-Reporting.
¶ Projektinitiierung
Die Projektinitiierung schafft die organisatorischen und fachlichen Voraussetzungen für die erfolgreiche Durchführung eines agilen Projekts. Zu Beginn werden Projektziele, Rahmenbedingungen, Rollen und Verantwortlichkeiten definiert sowie die Projektorganisation aufgebaut. Darüber hinaus werden die Anforderungen zunächst in einem priorisierten Product Backlog erfasst und hinsichtlich ihres fachlichen Nutzens bewertet.
Im weiteren Verlauf werden die ersten Iterationen vorbereitet, Prioritäten festgelegt und die organisatorischen Voraussetzungen für die Zusammenarbeit geschaffen. Hierzu gehören unter anderem die Definition der Arbeitsweise, die Festlegung gemeinsamer Qualitätskriterien sowie die Einrichtung der benötigten Werkzeuge und Projektumgebungen.
Risiken werden bereits in der Initiierungsphase identifiziert, bewertet und fortlaufend beobachtet. Kritische Risiken sind im zentralen Projektrisikoregister zu dokumentieren und entsprechend den festgelegten Eskalationswegen zu behandeln. Ebenso sind Anforderungen an Governance, Dokumentation und Reporting frühzeitig festzulegen, damit auch agile Projekte die unternehmensweiten Standards erfüllen.
Die Projektinitiierung ist abgeschlossen, sobald die Projektorganisation steht, die ersten Anforderungen priorisiert wurden und die Voraussetzungen für den Beginn der iterativen Umsetzung geschaffen sind.
¶ Iteratives Vorgehen
Die Umsetzung agiler Projekte erfolgt iterativ und inkrementell. Die Projektarbeit wird in wiederkehrende Entwicklungszyklen gegliedert, innerhalb derer priorisierte Anforderungen umgesetzt, getestet und als nutzbare Ergebnisse bereitgestellt werden. Nach jedem Zyklus werden die erzielten Ergebnisse gemeinsam mit den Stakeholdern bewertet und die weiteren Projektinhalte entsprechend der gewonnenen Erkenntnisse angepasst.
Die kontinuierliche Überprüfung der Anforderungen sowie die regelmäßige Einbindung der Stakeholder ermöglichen eine hohe Anpassungsfähigkeit an geänderte Rahmenbedingungen. Gleichzeitig werden Risiken, Abhängigkeiten und Verbesserungspotenziale fortlaufend identifiziert und in die weitere Planung einbezogen.
Zur Steuerung des Projekts werden geeignete agile Kennzahlen herangezogen. Je nach eingesetztem Vorgehensmodell können hierzu beispielsweise Velocity, Burn-down-Charts, Cycle Time oder Lead Time gehören. Diese Kennzahlen unterstützen die Planung, schaffen Transparenz über den Projektfortschritt und ermöglichen eine kontinuierliche Optimierung der Arbeitsweise.
Die Auslieferung der Projektergebnisse erfolgt in planbaren Releases oder kontinuierlich entsprechend den Anforderungen des Projekts. Auch bei einem iterativen Vorgehen bleiben die Anforderungen an Governance, Qualitätssicherung, Dokumentation und Reporting unverändert bestehen. Sämtliche verbindlichen Projektartefakte sind zentral abzulegen und aktuell zu halten. In hybriden Projekten sind darüber hinaus die klassischen Planungsinstrumente, wie Projektstrukturplan und Meilensteinplan, mit den agilen Backlogs und Lieferinkrementen abzustimmen, um eine einheitliche Projektsteuerung sicherzustellen.
Abbildung 14 Agile Schleife in Scrum
¶ Scrum
Scrum ist ein agiles Vorgehensmodell zur iterativen und inkrementellen Entwicklung von Produkten und Lösungen. Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement erfolgt die Umsetzung nicht entlang eines vollständig im Voraus geplanten Projektablaufs, sondern in kurzen, zeitlich fest definierten Entwicklungszyklen (Sprints). Ziel ist es, frühzeitig nutzbare Ergebnisse bereitzustellen, kontinuierlich Feedback einzuholen und auf geänderte Anforderungen flexibel reagieren zu können.
Ein Scrum-Projekt basiert auf den drei Rollen Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam. Der Product Owner verantwortet die fachlichen Anforderungen und priorisiert das Product Backlog. Der Scrum Master unterstützt das Team bei der Anwendung des Scrum-Frameworks, beseitigt Hindernisse und fördert die kontinuierliche Verbesserung der Zusammenarbeit. Das Entwicklungsteam setzt die priorisierten Anforderungen eigenverantwortlich innerhalb der Sprints um.
Der typische Ablauf eines Scrum-Projekts umfasst die Erstellung und Priorisierung des Product Backlogs, die Sprint-Planung, die Umsetzung der Sprint-Inhalte, tägliche Abstimmungen (Daily Scrum), das Sprint Review zur Vorstellung der Ergebnisse sowie die Sprint Retrospektive zur kontinuierlichen Verbesserung der Zusammenarbeit und der Arbeitsweise. Am Ende jedes Sprints steht ein potenziell auslieferbares Produktinkrement.
Scrum eignet sich insbesondere für Projekte mit sich ändernden oder zunächst unvollständig bekannten Anforderungen, hoher Innovationsdynamik oder engem Austausch mit den Anwendern. Die regelmäßige Priorisierung der Anforderungen sowie kurze Feedbackzyklen ermöglichen eine schnelle Anpassung an neue Erkenntnisse und sich verändernde Rahmenbedingungen.
Unabhängig von der agilen Vorgehensweise bleiben die grundlegenden Anforderungen des unternehmensweiten Projektmanagements bestehen. Hierzu gehören insbesondere eine eindeutige Projektabgrenzung und Kontextanalyse, definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, ein transparentes Risiko- und Änderungsmanagement, eine nachvollziehbare Projektdokumentation sowie ein regelmäßiges Reporting gegenüber den relevanten Stakeholdern. Die agile Arbeitsweise ersetzt diese Projektmanagement-Grundsätze nicht, sondern ergänzt sie um eine flexible und iterative Form der Umsetzung.
¶ Kanban
Kanban ist ein agiles Vorgehensmodell zur Steuerung und Optimierung von Arbeitsabläufen. Im Mittelpunkt steht die kontinuierliche Bearbeitung von Aufgaben sowie die transparente Visualisierung des Arbeitsfortschritts. Anders als Scrum arbeitet Kanban in der Regel ohne fest definierte Sprints. Stattdessen werden Aufgaben entsprechend ihrer Priorität kontinuierlich in den Arbeitsprozess aufgenommen und nach Fertigstellung abgeschlossen.
Die Steuerung erfolgt über ein Kanban-Board, auf dem sämtliche Aufgaben ihrem aktuellen Bearbeitungsstatus entsprechend dargestellt werden. Der Workflow wird in einzelne Prozessschritte gegliedert, für die jeweils klare Regeln und Verantwortlichkeiten definiert sind. Zur Vermeidung von Überlastung und zur Förderung eines gleichmäßigen Arbeitsflusses werden für die einzelnen Bearbeitungsstufen sogenannte Work-in-Progress-Limits (WIP-Limits) festgelegt. Diese begrenzen die Anzahl gleichzeitig bearbeiteter Aufgaben und machen Engpässe frühzeitig sichtbar.
Ein wesentlicher Bestandteil von Kanban ist das kontinuierliche Flow-Management. Regelmäßige Abstimmungen, beispielsweise Board-Reviews oder Retrospektiven, dienen dazu, Blockaden zu identifizieren, Prozesse zu verbessern und den Arbeitsfluss nachhaltig zu optimieren. Ziel ist es, Aufgaben möglichst effizient und ohne unnötige Wartezeiten durch den gesamten Prozess zu führen.
Zur Steuerung und kontinuierlichen Verbesserung werden verschiedene Kennzahlen herangezogen. Hierzu gehören insbesondere die Cycle Time, welche die Bearbeitungsdauer einer Aufgabe vom Beginn bis zum Abschluss beschreibt, die Lead Time, welche den Zeitraum von der Anforderung bis zur Auslieferung misst, sowie das Cumulative Flow Diagram, das die Auslastung der einzelnen Prozessschritte visualisiert und Engpässe oder Trends im Arbeitsfluss erkennbar macht. Die regelmäßige Auswertung dieser Kennzahlen ermöglicht eine datenbasierte Optimierung der Prozesse und unterstützt die Einhaltung definierter Service Levels.
Kanban eignet sich insbesondere für Projekte und Teams mit einem kontinuierlichen Arbeitsfluss, häufig wechselnden Prioritäten oder laufenden Betriebs- und Supportaufgaben. Das Vorgehensmodell kann sowohl eigenständig als auch in Kombination mit anderen Methoden, beispielsweise Scrum, eingesetzt werden und eignet sich daher besonders für hybride Projektumgebungen.
Unabhängig von der gewählten Vorgehensweise bleiben die grundlegenden Anforderungen des unternehmensweiten Projektmanagements bestehen. Hierzu zählen insbesondere eine eindeutige Projektabgrenzung und Kontextanalyse, klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, ein strukturiertes Risiko- und Änderungsmanagement sowie eine nachvollziehbare Dokumentation und ein regelmäßiges Reporting. Digitale Kanban-Boards, beispielsweise in Jira oder Microsoft Planner, sind dabei mit der zentralen Projektdokumentation abzustimmen und aktuell zu halten.